Organiser un événement est indispensable en entreprise, que vous soyez à Genève ou partout en Suisse. C’est un véritable moyen pour booster sa notoriété, renforcer la cohésion de groupe et favoriser la communication interne. Conférence, séminaire, activité de team building, afterwork, summer party, staff party, gala, journée portes ouvertes, anniversaire d’entreprise, lancement de produit… différents événements professionnels permettent d’améliorer l’environnement et la culture d’entreprise. Les soirées constituent également un concept festif et fédérateur pour les collaborateurs et les clients de la société. Mais comment fêter la fin d’année en entreprise ? Vous souhaitez souder et motiver votre équipe ? Voici quelques conseils pour vous guider sur l’organisation d’une fête de fin d’année.
Pourquoi célébrer la fête de fin d’année en entreprise ?
Après une année plutôt éprouvante pour la plupart des salariés, rien de mieux que d’organiser une soirée d’entreprise pour déstresser. Les fêtes représentent une occasion parfaite pour s’amuser et passer un moment agréable. Mais elles font aussi office d’outil managérial pour resserrer les liens, booster la motivation et optimiser la productivité.
Toutefois, il est plus judicieux de cerner au préalable les objectifs de la structure et définir les moyens d’animer le relationnel des collaborateurs. À ce titre, la fête de fin d’année est très courante au sein des grandes firmes pour plusieurs raisons :
- Fédérer et renforcer la cohésion de l’équipe,
- Favoriser les échanges,
- Fêter un projet,
- Remercier et/ou récompenser les collaborateurs,
- Lancer un nouveau produit,
- Marquer les esprits des clients,
- Fidéliser la clientèle et les partenaires,
Quel que soit le thème de la soirée choisi, ludique ou festif, élégant ou décontracté, l’essentiel est de pouvoir partager un moment agréable et convivial. L’événement sera à votre image et répond à vos envies événementielles pour faire plaisir à tout le monde en dehors du cadre de travail habituel.
Une des raisons pour fêter les fins d’année est de célébrer les réussites des projets et des plus beaux accomplissements durant ces 365 jours. C’est important de prendre un moment pour complimenter l’effort collectif engagé en trinquant.
La fête de Noël ou de Nouvel An en société est aussi une occasion de réunir les clients, les fournisseurs, les partenaires et les collaborateurs afin d’échanger et de penser à l’amélioration des coopérations dans l’avenir. En même temps, le directeur peut leur présenter ses vœux.
Quelles sont les étapes préliminaires à suivre pour réussir la préparation ?
Pour finir en beauté l’année écoulée avec les collègues et/ou les clients, voici quelques étapes importantes que vous pouvez suivre.
Déterminer la bonne date
On commence par fixer la date qui convient à tout le monde. Quel jour choisir ? C’est le premier point essentiel, car tout le reste peut en dépendre. Privilégiez un dîner de gala à l’approche des fêtes de Noël et de la Saint-Sylvestre pour que chacun puisse assister à l’événement. Quel intérêt de préparer une telle cérémonie si personne n’est disponible ?
Sachez par ailleurs que cette période est la plus chargée en événements et aussi en travail. Les deux premières semaines de décembre sont aussi les plus chères en termes de soirées. Plus vous agissez tôt, plus le choix est libre. À noter qu’un jour en fin de semaine est très propice pour pouvoir se reposer après le week-end.
Définir le budget
Il est nécessaire de déterminer le budget en amont pour pouvoir assurer tous les préparatifs : réservation du lieu, décoration, animations, nourritures et boissons, etc. De nombreuses idées de célébration sont réalisables, mais tout est question de moyen. Qu’importe, l’objectif consiste à faire plonger tous les convives dans une ambiance festive.
À noter que la fin d’année coïncide souvent avec la période de réalisation des bilans et des rapports financiers. Faites alors preuve de prudence en déterminant la somme à engager. Il y a toujours des concepts intéressants pour rendre le moment mémorable, même si vous avez un budget limité.
Trouver un thème
Tous les invités sont là pour s’amuser. Il est ainsi préférable de trouver un thème accrocheur, qui sert de base pour la planification. D’ailleurs, le personnel prend beaucoup de plaisir à participer aux soirées à thèmes.
Préparer les invitations
Dressez d’abord la liste des invités. En effet, impossible de demander un devis au traiteur ou de choisir un lieu sans connaître le nombre de participants. L’information permet également de faire un suivi du budget.
Pour assurer la présence de tous les employés, conviez-les en leur envoyant des invitations bien à l’avance. Au même moment, vous pouvez leur demander certaines informations comme leurs intolérances alimentaires.
Choisir la décoration
Le décor « soirée de Noël » est incontournable aux fêtes de fin d’année. Des sapins, des boules et des guirlandes seront au programme. Vous pouvez mettre quelques touches plus originales au gré de vos envies. La simplicité et la sobriété marcheront à coup sûr.
Quelles animations choisir ?
C’est le moment de penser à la fête proprement dite : musique, nourriture, ,traiteur… À court d’idées pour divertir vos invités ? Les animations ludiques et artistiques, qu’elles soient visuelles, interactives ou digitales, seront toujours les bienvenues. Invitez des animateurs spécialisés comme un magicien, un DJ, un groupe de musiciens… pour alimenter le thème.
Faites participer vos collaborateurs dans la démarche pour les impliquer dans la célébration, ce qui est très bénéfique pour les motiver davantage. Une agence événementielle peut proposer une palette de solutions originales pour garantir la réussite de l’organisation d’une fête de fin d’année à Lausanne. Offrez à vos collègues un pur moment de plaisir et de décontraction totale.
Rien n’est improvisé pour créer une ambiance festive. Des aménagements sont à prévoir même si la manifestation se déroule dans vos locaux. Il faut préparer la sonorisation, les lumières, la scénographie, l’écran géant, la décoration de la soirée d’entreprise, etc.
Sans oublier l’animation photo, un classique des événements professionnels pour amuser vos hôtes. Vous pouvez partager le déroulement de la manifestation sur les réseaux sociaux. Cela permet d’améliorer la visibilité de votre entreprise.
Où organiser une soirée d’entreprise ?
Le choix du lieu idéal où se déroulera votre événement professionnel en Suisse est important. Dans cette option, quelques critères doivent être pris en compte comme les animations à réaliser. Est-ce une soirée dansante ou un cocktail dînatoire ? Un menu servi ou un buffet ? Une soirée de gala ou un simple arbre de Noël ?
Vous pouvez choisir entre un lieu de réception en particulier, la privatisation d’un restaurant ou seulement les locaux de l’entreprise. Planifier la fête dans un espace insolite rend l’événement plus mémorable. N’oubliez surtout pas d’adapter le nombre d’invités en fonction de la capacité d’accueil de la salle.
Si votre budget le permet, louer une salle dédiée spécifiquement à l’occasion est une alternative plus pratique. Il vaut mieux privilégier un endroit accessible ou sinon prévoyez une navette pour les employés.
Une salle spacieuse est requise au cas où vous avez l’intention de faire un discours, par exemple pour remercier les collaborateurs. Vous avez besoin aussi d’une certaine acoustique.
Déléguer l’organisation de votre fête de fin d’année vous permet de vous assurer d’avoir le meilleur endroit et le bon déroulement de la soirée afin que tous les participants vivent des moments inoubliables.
Comment organiser une fête réussie ?
Organiser une bonne soirée de fin d’année permet de clôturer en beauté l’année professionnelle. Les salariés méritent un moyen idéal pour les remercier de tous leurs efforts fournis au travail et les motiver dans les années à venir. Pour réussir toute l’organisation, il faut tout bien planifier. Toutes les tâches ne peuvent pas être effectuées en un jour.
Différentes activités permettent davantage d’animer la réunion et de favoriser l’esprit d’équipe. Optez entre autres pour le cocktail gagnant, qui consiste à confectionner le meilleur cocktail de la soirée. Participer à un quiz est également très propice pour rassembler l’ensemble du personnel au sein d’une ambiance festive.
Outre les activités et les décorations, la qualité de la nourriture et des boissons affecte largement le ressenti des invités. Qu’elle soit bonne ou mauvaise, les résultats affectent sans aucun doute la réputation des prestataires. Afin d’éviter les mauvaises surprises, les clients ont le droit de demander des séances de dégustation avant le repas.
Prévoyez une quantité suffisante et prenez en compte les restrictions alimentaires de certains invités. Quant aux boissons, achetez celles qui sont non alcoolisées. Ça ne vous empêche pas de proposer du vin ou un cocktail de bienvenue pour charmer les convives.
Pourquoi faire appel à un organisateur professionnel pour planifier les fêtes d’entreprise ?
L’organisation d’une fête de fin d’année à Genève peut sembler un véritable casse-tête. Pour assurer sa réussite, il vaut mieux solliciter l’aide d’un professionnel. L’agence d’événementiel CH Planner s’est lancée dans ce domaine depuis 2019. Nous vous proposons de prendre en main les préparatifs et la réalisation de votre événement marquant selon vos besoins et vos attentes.
L’événement doit respecter les besoins de l’entreprise : ses valeurs, les objectifs mis en œuvre et le nombre de participants. À titre d’information, une soirée de petit comité n’a pas les mêmes attentes qu’un rassemblement de 200 personnes. Une équipe professionnelle saura parfaitement proposer une formule personnalisée et clé en main.
Les agences événementielles sont des entreprises compétentes, réactives et créatives pour assurer l’organisation et la décoration d’une soirée de fin d’année professionnelle.
Vous organiser un évènement de fin d’année prochainement ? N’hésitez pas à nous contacter et recevez un devis personnalisé sous 24h.